一般社団法人トレックグループ東海地区不動産流通協会

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一般社団法人トレックグループ　東海地区不動産流通業
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一般社団法人トレックグループ　東海地区不動産流通業

個人情報保護の方針

東海地区不動産流通協会（トレックグループ）と本会員不動産会社共通

個人情報保護に関する法令と社会秩序を尊重・遵守し、個人情報の適正な取扱いと保護に努めます。

一、お客様の個人情報の利用目的

弊社は、お客様からご提供いただく個人情報を、次の目的で利用させていただきます。

  1. 物件情報を、取引の相手方探索のために利用します。
  2. 物件情報を、インターネット、チラシ等広告をするために利用します。
  3. 物件情報を、取引の相手方探索のため指定流通機構（宅地建物取引業法により国土交通大臣の指定を受けた機構） の物件検　　　　　　　　　　　　索システム（レインズ）に登録する場合があります。なお、契約締結後、指定流通機構に対し成約情報    （成約情報は、成約した物件の物件概要、契約年月日、成約価格などの情報で、契約者の氏名等は含みません）を   提供します。指定流通機構は、物件情報及び成約情報を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に 電子データや紙媒体で提供することなど、宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のため利用します。
  4. 不動産の売買契約または賃貸借契約の相手方を探索すること及び売買、賃貸借、媒介、管理等の契約を締結し、    契約に基づく役務を提供することに利用します。
  5. 管理が伴う場合には、マンション等の管理組合で締結した管理委託契約業務履行のため利用します。
  6. 上記、1から5の業務に付随する、お客様にとって有用と思われる当社及び提携先のご案内や商品の発送、  関連するアフターサービス、管理においてのメンテナンス等の業務に関するお知らせ等に利用します。
  7. 不動産の売買、賃貸借等に関する価格査定に利用します。価格査定に用いた成約情報は、宅地建物取引業法第34条 の２第２項に規定する「意見の根拠」として媒介の依頼者に提供することがあります。
  8. 郵便物、電話、電子メール等による、営業活動及びマーケティング（アンケートのお願い等）活動、顧客動向分析 または商品開発等の調査分析に利用します。
  9. 上記、1から8の利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を第三者へ提供する場合があります。
  10. 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿及びその資料として保管します。

二、弊社が保有している個人情報と利用目的

  1. 弊社は、弊社との不動産取引に伴い、売買物件の購入申込者・購入者、賃貸借物件の入居希望者・入居者、管理    もしくは媒介の委託を受けた不動産の所有者その他権利者から受領した申込書、契約書等に記載された個人情報、 その他適正な手段で入手した個人情報を有しています。
  2. お客様との契約の履行、賃貸借取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービス   実施のため、お客様の個人情報を利用します。
  3. 弊社は、弊社の他の不動産物件におけるサービスの紹介及びお客様にとって有用と思われる弊社提携先の商品・   サービス等を紹介するためのダイレクトメールの発送等のために、お客様の個人情報のうち住所、氏名、電話番号、 メールアドレスの情報を利用させていただきます。このための利用は、お客様からの申出により取り止めます。

三、個人情報の第三者への提供

弊社が保有する個人情報は、お客様との契約の履行、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービス、賃貸借取引 にあっては契約管理の実施のため、業務の内容に応じ、不動産物件情報、成約情報、お名前、ご住所、電話番号等の所要     項目について、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等により第三者へ提供されます。 なお、ご本人からの申出がありましたら、本人確認をさせていただいた後、提供は停止いたします。ただし、第三者への提供停止 の結果、契約の履行、情報・サービス等の提供を行えないことがあります。
（提供を予定する第三者）
  1. お客様から委託を受けた事項について、契約の相手方となる者またはその見込み客。
  2. 他の宅地建物取引業者。
  3. インターネット広告、その他広告の掲載事業者及び団体。
  4. 指定流通機構（専任媒介契約、専属専任媒介契約が締結された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通    機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます）。
  5. 登記等に関する司法書士、土地家屋調査士。
  6. 融資等に関する金融機関。
  7. 対象不動産について管理の必要がある場合における管理業者。
  8. 弊社の管理が生じる場合は、所定の業務委託先及び管理費引き落としの際の金融機関、管理組合役員等。
  9. 不動産調査機関等。
  10. 入居希望者の信用照会のための信用情報機関（照会が必要な場合）。
  11. 入居者が賃料を滞納した場合の滞納取立者。
  12. お客様にとって有用と思われる弊社提携先。

四、個人情報の管理について

弊社は、お客様の個人情報に関し、社内のデータベース等に対する必要な安全管理措置を実施するほか、従業員に対して 個人情報保護のための教育を定期的に行い、合理的な管理体制のもとで安全に保管いたします。なお、個人情報は弊社が  必要と判断する期間、保管させていただきます。

五、個人情報処理の外部委託

弊社が保有する個人情報の扱いに関し、その全部または一部について外部委託をするときは、必要な秘密保持契約等を 締結し、適切な管理・監督を行います。

六、個人情報の共同利用

お客様の個人情報を弊社以外の者と共同利用する際には、個人情報保護法に定める別途必要な措置を講じます。